Executive Assistant CEO

Ben jij een creatieve en energieke management assistant? Ben je daarnaast kwaliteitsbewust en service verlenend? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Over Athora

Athora Netherlands is een van de grootste pensioenverzekeraars in Nederland. Met onze merken Zwitserleven en Reaal dragen wij zorg voor de financiële zekerheid van onze klanten. Zodat zij onbezorgd kunnen leven als ze stoppen met werken, of beginnen met iets anders. We zijn een partner for life.

We investeren in een cultuur die de beste versie van onszelf bovenbrengt. Iedere dag gaan we ervoor: Haal alles uit jezelf (en breng het beste in anderen naar voren), Sta voor wat je doet (en doe waar je voor staat), Ga voor het beste (en maak beter wat goed is), Focus op resultaat (want resultaat geeft richting).

We werken samen in en aan een inclusieve werkomgeving waarin iedereen kan floreren. En op basis van verantwoordelijkheid en vertrouwen: jij voert de regie over een gezonde werk- privébalans die voor jou én je team het beste past om jullie teamresultaten te behalen.

Wat ga je doen?

Je versterkt Athora Netherlands, samen met circa 800 andere professionals. Wij zijn een team van vijf professionals waar collegialiteit en plezier in je werk niet zal ontbreken.

De sfeer? Informeel, positief en pragmatisch.

Je komt te werken in het Executive Assistant team van de Executive Committee (ExCo). Samen met 4 andere assistenten ben je verantwoordelijk voor de allround secretariële en organisatorische ondersteuning van de ExCo leden. In het team ben jij eerste aanspreekpunt voor de CEO. Voertalen zijn zowel Nederlands als Engels. Je werkt in een zelfsturend team.

Je werkzaamheden zijn o.a.:

• Beheren van de agenda's van de CEO;

• Plannen en organiseren van complexe afspraken en voorbereiden van overleggen;

• Uitvoeren van de jaarplanning in overleg met collega Executive Assistants;

• Plannen, voorbereiden, organiseren en coördineren van evenementen en bijeenkomsten voor de CEO inclusief (internationale) reizen;

• Beheren van bedrijfsgevoelige informatiestroom;

• Zorgdragen voor coördinatie en afstemming met (Senior) Management, collega Executive Assistants en Company Secretary;

• In nauwe samenwerking met de Company Secretary: plannen, voorbereiden, organiseren en coördineren van ExCo meetings en Supervisory Board meetings waaronder het opstellen van agenda's en verzamelen en verspreiden van vergaderstukken ( je toont hierbij aan inhoudelijk goed begrip te hebben van de materie);

• Coördineren van communicatie vanuit ExCo;

• Coördinatie van projecten voor ExCo;

• Effectieve en efficiënte organisatie van meetings en bewaken van actiepunten;

• Plannen, voorbereiden en organiseren van interne management meetings;

• Diverse administratieve taken, waaronder factuurafhandeling, creditcard/declaraties;

• Voorbereiden en coördineren van te tekenen contracten, betalingsopdrachten, in te dienen adviesaanvragen;

• Ondersteunen van de andere Executive Assistants binnen het team en deze vervangen bij afwezigheid en drukte.

Wat vragen we van jou?

• Je hebt een aantoonbaar HBO werk- en denkniveau;

• Je hebt relevante werkervaring als management assistent, ervaring in de financiële dienstverlening is een pré;

• Je hebt een uitstekende beheersing van zowel de Nederlandse als de Engelse taal in woord en geschrift;

• Je beschikt over diepgaande kennis van MS Office en MS Teams;

• Goed kunnen plannen en organiseren;

• Uitstekende communicatieve vaardigheden;

• Je kan multi-tasken en prioriteren.

Competenties:

Creatief: In staat om originele en innovatieve oplossingen te bedenken voor complexe problemen. Kan buiten de gebaande paden denken en out-of-the-box ideeën genereren.
Discreet: In staat om vertrouwelijke of gevoelige informatie te beschermen en te respecteren. Kan met tact en diplomatie communiceren en handelen.
Stressbestendig: Kan goed omgaan met werkdruk, deadlines en tegenslagen. Laat zich niet van de wijs brengen door onverwachte situaties.
Flexibel: Kan zich gemakkelijk aanpassen aan veranderende omstandigheden, prioriteiten en eisen. Is bereid om nieuwe dingen te leren en uitdagingen aan te gaan.
Overtuigingskracht: Vermogen om de steun en betrokkenheid te krijgen van belanghebbenden op alle niveaus in de organisatie.
Zelfstandig: Kan zelf initiatief nemen en verantwoordelijkheid dragen voor de eigen werkzaamheden. Heeft weinig sturing of begeleiding nodig. Durft beslissingen te nemen en feedback te vragen.

Wat bieden wij:

• Een dynamische werkomgeving met enthousiaste en gedreven collega's waar je je snel thuis voelt

• Veel ruimte voor opleidingen en cursussen (vaktechnisch & persoonlijke ontwikkeling) en een jaarlijks persoonlijk groeibudget

• Een goede balans tussen werken op kantoor en vanuit huis (Hybride Werken)

• Een 36 urige werkweek

• Een 13e maand

• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden

• Aandacht voor vitaliteit & gezondheid

• Frequente borrels en leuke bedrijfsfeesten

Enthousiast?

Reageer dan snel via onderstaande button Voor vragen kan je contact opnemen met Djorno of Eveline via recruitment@athora.nl

Een Pre-Employment Screening is onderdeel van het Athora onboardingsproces.

Athora is committed to diversity and being an inclusive employer. Click here to find out more Diversiteit en inclusie athora.nl)